Jak být dobrou sekretářkou

V tomto článku:Správné dovednostiSprávně se prezentujteReference

Každá kancelář, která se chce prezentovat veřejnost, potřebuje sekretářku neboli recepční. Přestože je pro ni nejdůležitější umět komunikovat po telefonu a přes email, je také nezbytné naučit se správně komunikovat z očí do očí. Často je sekretářka prvním člověkem, kterého klient po vstupu do kanceláře nebo do obchodu uvidí. A první dojem je důležitý!

Část 1
Správné dovednosti

  1. 1
    Musíte mít skvělé organizační schopnosti. Recepční jsou lidé, kteří reprezentují tvář společnosti. Klienti s nimi mluví jako s prvními lidmi a také jejich kolegové si jim často říkají o informace. Kromě telefonů a uvádění návštěvníků sekretářky často řeší klienty, organizují různé události, meetingy atd. S takovou zodpovědností musejí mít dokonalé organizační schopnosti a umět řešit více věci naráz. Člověk nevydrží v takové práci moc dlouho, když nebude schopen řešit více věcí najednou a chovat se u toho profesionálně.[1]
    • Nejlepší je investovat do archivního systému, který vám bude vyhovovat. Je důležité rozdělit si papíry a informace do kategorií, abyste k nim měli okamžitý přístup. Na všechny informace mějte zvláštní složky a zorganizujte si svůj systém tak, abyste se v něm dobře vyznali, i kdyby to mělo znamenat, že budete mít na všem lepivé barevné papírky.
    • Být organizovaný také znamená mít motivaci a nepotřebovat ostatní lidi, aby vám říkali, co máte dělat. Pokud jste organizovaní, budete vědět, jaké úkoly musíte každý den splnit a budete je plnit v rozumném pořadí.
    • Mějte po ruce telefonní čísla (hodně telefonních čísel) – kolegové, zaměstnanci, dodavatelé, prodejci, nouzové kontakty atd. Dříve nebo později je budete potřebovat. Telefonní čísla si zapisujte do nějakého počítačového programu.
  2. 2
    Měli byste vědět něco o technologii. Telefon je hlavní technologickou vymožeností, se kterou se recepční při své práci setkávají. Musíte dobře vědět, která přepojovací tlačítka máte zmáčknout. Také musíte umět zacházet s počítačem. Většina sekretářek používá e-mail a Word. Je také dobré vědět, jak správně tvořit sešity v Excelu a jak používat programy specifické pro dané odvětví. [2]
    • Nezapomínejte na to, že pokud je kopírka, scanner nebo tiskárna poblíž vašeho stolu, ostatní lidé budou brát jako samozřejmost, že je pro ně budete obsluhovat (nebo řešit jejich problémy s těmito stroji). Zjistěte si, jaké stroje v kanceláři budete mít a naučte se řešit základní problémy, které s nimi mohou vyvstat.
  3. 3
    Buďte spolehliví. Sekretářka je povinna být u svého stolu neustále – když někdo bude volat a telefon nikdo nezvedne, společnost neudělá dobrý dojem. Snažte se být tedy spolehliví. Když to dokážete svému nadřízenému a budete svoji práci dělat dobře, budete nepostradatelní.[3]
  4. 4
    Pracujte na svém naslouchání. Nedílnou součástí práce recepčního je naslouchat lidem – ať už po telefonu nebo přímo u vašeho stolu. Když budete schopni naslouchat, budete pracovat mnohem efektivněji – budete schopni řešit problémy rychleji a budete schopni spojit klienta s lidmi, kteří mu mohou pomoci.
  5. 5
    Neustále si dělejte poznámky. Pokud vás šéf o něco požádá, napište si, co přesně máte udělat. Pokud zavolá klient, napište si všechno, co vám řekne (jméno, kontaktní informace, co chce atd.). Poznámky jsou skvělým způsobem, jak zůstat organizovaný a mít jistotu, že přes den nezapomenete na žádné maličkosti. Noste si své poznámky všude s sebou. Budete překvapeni, jak užitečné pro vás budou, hlavně když se budete snažit si vzpomenout, jak se jmenoval ten člověk, který volal před několika hodinami.
    • Zprávy k vyřízení si zapisujte detailně a vždy zopakujte volajícímu, co jste si právě napsali. Zopakujte také kontaktní informace, abyste před položením telefonu měli jistotu, že máte všechno správně.
  6. 6
    Telefon zvedejte slušně a začněte pozdravem, například „Dobrý den, dovolali jste se do společnosti ____, jmenuji se ____. Jak vám mohu pomoci?“ Zvedejte telefon na první nebo druhé zazvonění, není slušné nechat lidi čekat (trvá to déle, než byste si mysleli).
    • Pečlivě poslouchejte, až bude volající říkat jméno osoby, kterou si přeje sehnat. V případě potřeby to zopakujte. Mobilní telefony často ruší zvuk hlasu. Pokud zní jméno složitě, napište si jeho výslovnost.
    • U telefonického rozhovoru používejte standardní fráze jako „Vydržte malou chvíli“ nebo „Omlouvám se, ale pan Smith není momentálně u telefonu. Chcete počkat, nebo mu chcete zanechat zprávu?“ Vždy se chovejte slušně a snažte se takto vést i celý rozhovor.
  7. 7
    Budete se muset naučit přebírat zásilky pro ostatní hosty a zaměstnance. Možná budete muset také podepisovat dokumenty k těmto zásilkám. Váš podpis by měl být vždy čitelný. Také byste měli být schopni poslat kurýra se zásilkou na přesné místo dodání. Kontaktujte příslušné zaměstnance.
  8. 8
    Chovejte se ke všem klientům slušně a plňte jejich požadavky. Až klienti řeknou, kdo jsou a koho hledají, kontaktujte danou osobu a řekněte jí, kdo přišel. Standardně se říká: „Pane Nováku, přišel za Vámi pan Vosátko ze společnosti XYZ na schůzku ve 2 hodiny.“ Vždy si zapište křestní jméno i příjmení a název organizace návštěvníka nebo klienta. Je dobré se také zeptat, zda mají domluvenou schůzku a jak dlouho to asi bude trvat. Můžete jim říct: „Pan Novák bude hned u vás“ nebo „Pan Novák právě končí jednu schůzku a bude u vás za pět minut. Můžete se posadit. Děkuji.“

Část 2
Správně se prezentujte

  1. 1
    Mějte pozitivní přístup. Jak jsme již zmínili, sekretářky jsou vlastně tvářemi společnosti – klienti s nimi jednají jako s prvními a musejí zodpovídat dotazy všech lidí, kteří do kanceláře nebo budovy vejdou. Nikdo nechce být uvítán kyselým výrazem. Vždy se tedy snažte mít na tváři úsměv a ke všemu přistupovat pozitivně. Mějte trpělivost i s nepříjemnými klienty. [4]
    • Když se setkáte s nepříjemným klientem, připomínejte si, že jste silný a šťastný člověk. Říkejte si, že se k vám chová nehezky, protože je frustrovaný a snažte se ho uklidnit. Přesto si uvědomte, že není vaše chyba, co se stalo. Lepší je udržet si chladnou hlavu a udržet výbuchy vzteku na uzdě.
  2. 2
    Mějte připraven pozdrav. Je důležité klienty zdravit přátelským způsobem. I když si hledíte své práce, musíte je pozdravit, aby se cítili dobře a věděli, že jste si jich všimli.
    • Klienty můžete vítat například: „Dobrý den, pane ____. Posaďte se zde, pan Novák u vás bude za malou chvíli.“
  3. 3
    Chovejte se slušně a s úctou. Ke všem lidem se chovejte tak, jako kdyby to byli nejdůležitější lidé na světě. Je to vaše práce – nikoho nezajímá, že máte od rána špatný den nebo že jste ztratili své oblíbené CD. Osobní záležitosti nechejte doma a i když klienty nedokážete respektovat, alespoň to hrajte. Snažte se působit uvolněně a spokojeně.
  4. 4
    Správně se oblékejte. Reprezentujete společnost, takže byste se podle toho měli oblékat. Kupte si kvalitní oblečení do kanceláře. Pokud jste sekretářka například v obchodě s oblečením, můžete nosit oblečení značky, kterou sama reprezentujete. Oblékejte se konzervativně, pokud tedy nepracujete například v módním průmyslu, kde se klade důraz na jiné věci.
    • Zjistěte si, zda musíte nosit konkrétní druh oblečení. Možná budete moci nosit šaty, ale nejlepší budou kostýmky (tepláky a volnočasové oblečení do kanceláře nepatří).
  5. 5
    Snažte se udržovat si profesionální vzhled.

Tipy

  • Pomáhejte kolegům s jejich povinnostmi. Je lepší se s nimi spřátelit, než udělat si z nich nepřátele.
  • Buďte milí na manažery a ptejte se jich, zda nepotřebují s něčím pomoci.
  • Vždy buďte otevření novým činnostem a učení. Nikdy nevíte, kdy se vám nové dovednosti budou hodit.
  • Nezapomínejte na to, kdo vás platí a za každých okolností tyto lidi respektujte.
  • Najděte si někoho, kdo vám pomůže v přestávkách na oběd, u schůzí, když budete na dovolené, na obědě atd. Nebudete tak muset po návratu řešit problémy naštvaných lidí.
  • Osobní věci nikdy neřešte v práci – to znamená telefony i emaily. V oddělení IT vás budou monitorovat a všechny tyto věci zjistí.
  • Zprávy si vždy ukládejte dvakrát a jednu kopii dejte člověku, pro kterého je zpráva určená. Můžete používat i diář, bude pro vás snadnější vybavit si jméno nebo číslo.

Varování

  • Nikdy se nehádejte s klientem nebo návštěvníkem. Se všemi problémy je odkažte na své nadřízené. Pokud ale zrovna není nikdo z nich přítomný, nechejte jim vzkaz. Někdy zrovna ve společnosti není žádný manažer ani vedoucí. Jako sekretářka toho sama moc nezmůžete.
  • Nehrajte milou povahu. Lidé vás hned prokouknou. Místo toho se skutečně zajímejte o ostatní lidi a chovejte se uctivě a slušně. Pokud to neumíte, nebudete tuto práci moct dělat. Pouze byste tím špinili jméno společnosti. Najděte si práci, při které nebudete muset jednat s lidmi.
  • Nikdy neodmítejte žádnou práci. Vyhodili by vás tak rychle, že byste se nestačili divit.

Informace o článku

wikiHow je "wiki", což znamená, že na jednom článku se podílí více autorů. Na vytvoření tohoto článku se podílelo 36 lidí, někteří anonymně, aby jej v průběhu času vylepšili.

Kategorie: Kancelářské dovednosti

V jiných jazycích:

English: Be a Good Receptionist, Français: être une bonne hôtesse d’accueil, Italiano: Essere un Buon Receptionist, Español: ser una buena recepcionista, Português: Ser uma Boa Recepcionista, 中文: 成为一个优秀的接待员, Deutsch: Empfangsmitarbeiter sind die Visitenkarte eines Unternehmens, Русский: быть хорошим секретарем, Nederlands: Receptionist worden, ไทย: เป็นพนักงานต้อนรับที่ดี, العربية: أن تكون موظف استقبال متميزًا, Tiếng Việt: Trở thành một Tiếp tân Giỏi, हिन्दी: अच्छे रिसेप्शनिस्ट बनें

Stránka byla zobrazena 2 886 krát.
Byl tento článek přesný?