Jak dělat více věcí najednou

Spoluautorem článku je Manuela Pauer, CPCC, PCC

Potřebujete dělat více věcí najednou? Dělání více věcí najednou (v angličtině „multitasking“) však není vhodné za všech okolností. Chcete-li tím ušetřit čas, tak na to musíte jít s opatrností a všemu věnovat dostatečnou pozornost.

Postup

1
Dejte si jasné cíle. Vždy platí, že pokud nevíte, kam jdete, tak vás k cíli žádná cesta nedovede.
2
Zhodnoťte, jestli je dělání více věcí najednou vhodné pro dosáhnutí vašich cílů a splnění úkolů, které pro ně musíte udělat. Upřímně, je pro vás „multitasking“ nutný? Pomůže vám to udělat více věcí? Nebo díky tomu věci dokončíte, ale se špatnými výsledky?
- Pokud po vás někdo chce (např. manažer), abyste dělali více věcí najednou, ale vy máte pocit, že je to kontraproduktivní, pokuste se mu to vysvětlit.
3
Dejte si bokem čas na složité úkoly, na které se musíte plně soustředit. Dejte lidem okolo vás vědět, že potřebujete na nějakou dobu čas pro sebe a využijte jej k intenzivní práci na úkolech, které vyžadují vaši plnou pozornost.
4
Dělejte najednou věci, které jsou již pro vás rutinou a jste s nimi dobře obeznámeni. Pokud se neučíte něco zcela nového nebo neděláte něco složitého, tak tomu nemusíte věnovat veškerou pozornost.
5
Plánujte si dopředu. Nemůžete si sice naplánovat každé vyrušení nebo zádrhel, ale můžete mít představu o tom, kolikrát vám za odpoledne někdo zavolá. Budete si tak moct vybrat na danou dobu vhodné úkoly a mít představu o tom, jak budete postupovat při práci na nich. Vyhněte se však zbytečnému opakování některých úkolů nebo dělání nadbytečných věcí.
- Začněte delšími nebo těžšími úkoly. Mezery vyplňte kratšími, jasnými a jednoduchými úkoly.
- Popřemýšlejte o tom, jestli máte vhodné podmínky k tomu dělat více věcí najednou. Zjistěte, jestli víte nebo máte vše potřebné, kromě vašeho času a pozornosti. Pokud chcete péct více věcí najednou, tak nezapomeňte, že každá z nich bude potřebovat určitý čas v troubě. Můžete je dát péct najednou nebo je budete muset dávat do trouby postupně?
6
Pracujte s předstihem. Pokud víte, že budete mít velmi rušné odpoledne, začněte se na něj připravovat s dostatečným předstihem. Například, asi jste už někdy viděli, jak servírky v restauraci připravují stoly na večer už kolem třetí hodiny odpoledne.
7
Dejte si čas navíc. Pokud očekáváte nějaká vyrušení, tak je zařaďte do plánu, abyste měli představu o tom, kolik času budete potřebovat.
8
Vždy pracujte na jedné věci, ale střídejte to. Žongléři sice mají ve vzduchu hodně věcí najednou, ale vždy v určitý moment drží pouze jednu z nich.
- Co se týče jednotlivých úkolů, tak rychlé střídání věcí také znamená, že byste měli vědět, jak bezproblémově přecházet z jednoho úkolu na druhý. To znamená, že když první úkol nevyžaduje vaši přímou pozornost (např. když perete prádlo nebo těsto je v troubě), tak byste tento čas měli využít k práci na druhém úkolu. Také byste měli používat časovač nebo budík nebo si dělat poznámky (mentální nebo psané), abyste na nic nezapomněli.
9
Odstraňte všechny nadbytečné úkoly. Pokud chcete pracovat efektivně, tak nesmíte trávit čas nad zbytečnými věcmi. Výjimkou je, když se věnujte něčemu jinému, když váš hlavní úkol je nudný nebo rutinní. Např. při malování zdí můžete překonat nudu posloucháním rádia nebo audio knihy.
10
Zjednodušte úkoly, které nemůžete vynechat. Především pokud se jedná o rutinní úkoly, snažte se je co nejvíce zjednodušit. To však neznamená, že byste měli odvést podprůměrnou práci. Pouze se pokuste práci zefektivnit.
11
Vyberte si navzájem kompatibilní úkoly. Například: pravděpodobně už víte, že čtení a poslech vyžaduje stejný druh soustředění, takže mentální úkol, jako je poslouchání rádia, se snažte zkombinovat s fyzickým úkolem, jako je žehlení oblečení.
12
Zvolte si úkoly, které je snadné přerušit. Pokud vás neustále něco vyrušuje, tak si na „multitasking“ zvolte úkoly, které můžete snadno přerušit.
- Když si dáte pauzu, tak si toho buďte dobře vědomi a věnujte se tomu, čemu se zrovna opravdu potřebujete věnovat a nezapomeňte se k předchozí činnost později vrátit.
- Pokud je to možné, tak si dejte přestávku, když vám to přijde přirozené. Může to být na konci stránky nebo na začátku nějakého čekání.
13
Mějte vždy připravené menší projekty nebo jednodušší úkoly na splnění, kterými vyplníte pauzy při práci na větším projektu. Větší projekt je vaší prioritou, ale nezapomeňte také postupně dokončovat menší, základní úkoly, kterými můžete vyplnit dobu, kdy při práci na větším projektu čekáte na nějakou informaci nebo inspiraci.
14
Pracujte s časem efektivně. Vždy mějte něco na práci a nezapomeňte si vzít něco s sebou, když jdete někam, kde budete čekat (např. u doktora, na poště, na letišti). Můžete si třeba číst. Nebo si s sebou noste poznámkový sešit, do kterého si můžete kdykoliv zaznamenat své nápady.
15
Pracujte v tempu, které dokážete udržet. Dělejte si přestávky, abyste byli schopni vyrovnat se s náhlým shonem. „Multitasking“ vyžaduje intenzivní pozornost a není to činnost, kterou můžete dělat bez přestání.

Reklama

Tipy

Všímejte si, co pro vás funguje a co ne. Pokud vám psaní úkolu při sledování seriálu zabere dvakrát tolik času jako samotný seriál, přestaňte dělat tyto dvě věci zároveň.
Snažte se si toho nenaložit příliš. Pokud máte pocit, že nedokážete dokončit dva úkoly najednou, tak si každý úkol rozložte do menších úkolů a začněte jedním z nich.
Nezapomeňte ani na cvičení a chůzi. Ušetříte více času, když půjdete cvičit během polední pauzy. Nebo do práce choďte, běhejte nebo jezděte na kole, takže zkombinujete cestu do práce a cvičení a vyhnete se zbytečnému sezení v autě nebo autobuse.
Vezměte si s sebou něco dalšího na práci na meeting, především pokud víte, že se budou probírat i témata, se kterými nemáte nic společného. Případně přijděte pouze na části, které se vás týkají nebo požádejte kolegu, aby vám meeting shrnul, takže na něj nebudete muset vůbec jít.

Reklama

Varování

Vždy se naplno věnujte činnostem, které mohou být nebezpečné. Nikdy nedělejte více věcí najednou při řízení.
Nepřežeňte to. Nedělejte najednou příliš mnoho věcí, takže nakonec nedokončíte žádnou z nich. Neberte si toho na sebe příliš, ať nevyhoříte.
Nezapomeňte, že „multitasking“ snižuje kvalitu práce a také množství informací, které si budete pamatovat. Dělejte více věcí najednou jen v případě, že vám nic jiného nezbývá.

Reklama