Jak napsat memo

1 Metody:Jak napsat memorandum

Interní sdělení má za úkol informovat skupinu lidí o nějakém problému, události, změně a jiných informacích a sdělit jim, že mají něco udělat. „Memorandum“ neboli memo znamená něco, na co by se nemělo zapomenout. [1] V tomto článku najdete návod k napsání takového sdělení.

Jak napsat memorandum

  1. 1
    Napište si nadpis. Uveďte, pro koho zpráva je a kdo ji posílá. Hlavička by měla také obsahovat přesné a úplné datum a předmět, tedy o co se jedná. Zde je příklad hlavičky memoranda:
    To: Pro: Jména a tituly příjemců
    From: Od: Vaše jméno a titul
    Datum: přesné datum
    Předmět: (nebo Re:) O co se ve zprávě jedná

    • Uvádějte vždy celá jména, nikdy nepište přezdívky kolegů.
    • Mezi sekcemi hlavičky udělejte dvojitou mezeru.
  2. 2
    Kdo jsou příjemci zprávy? Protože chcete, aby si lidé zprávu přečetli a reagovali na ni, je důležité napsat ji správným tónem, ve správném rozsahu a na formální úrovni, která odpovídá lidem, kteří jí budou číst. Je nutné tedy znát lidi, pro které sdělení píšete.
    • Zamyslete se nad prioritami adresátů a snažte se představit si, proč by pro ně vaše informace měly být důležité.
    • Snažte se odhadnout otázky, které by příjemci mohli mít a vymyslete si tak obsah sdělení. Uveďte příklady, důkazy a další informace, které by je mohly přesvědčit.
    • Měli byste si také dávat pozor na informace a témata, o kterých byste s adresáty sdělení mluvit neměli nebo nechtěli.
  3. 3
    V úvodu čtenářům představte hlavní problém. V rychlosti uveďte kontext toho, co po nich chcete. Je to něco jako teze, kterou uvedete hlavní téma a vysvětlíte, proč je důležité.

    • Napište jen tolik informací, kolik je potřeba, ale buďte přesní a přesvědčiví.
    • Úvod by měl zabírat asi ¼ celkové délky zprávy. [2]
  4. 4
    Navrhněte způsoby řešení problému. Do tohoto odstavce napište, co přesně by měli adresáti udělat.

    • Můžete sem uvést také důkazy vašich tvrzení.
    • V krátkém sdělení není nutné psát samotný odstavec jako shrnutí. Můžete ho spojit s následujícím odstavcem „diskuse“. [3].
  5. 5
    Podpořte své sdělení diskusí. Buďte přesvědčiví a napište, proč bude pro adresáty výhodné udělat to, co po nich chcete, nebo proč bude nevýhodné to neudělat.

    • Podpořte svá tvrzení logickými důkazy, zahrňte grafy, seznamy nebo tabulky. Měly by být relevantní a přesvědčivé. [4]
    • Začněte s nejdůležitějšími nebo nejzávažnějšími informacemi.
    • Shrnutí a diskuse by měly zabírat asi polovinu celého interního sdělení.
  6. 6
    Zakončete zprávu přátelským pozdravem a znovu uveďte to, co po adresátech chcete. Napište například „Rád s vámi tyto návrhy proberu později a podpořím vaše rozhodnutí.“

    • Dodejte svému sdělení pocit solidarity a optimismu. Zdůrazněte, co je nutné udělat, ale napište to příjemně.
    • Zkontrolujte si svoji zprávu a ujistěte se, že je přesná, stručná, přesvědčivá a bez chyb. Také si dejte pozor na tón a jazyk a zbavte se příliš složitých slov nebo technického žargonu.

Tipy

  • Zahrňte do své zprávy grafy, tabulky a seznamy, které adresátům pomohou se v problematice zorientovat. Nezapomeňte ale napsat, proč jsou tyto přílohy důležité.
  • Pokud je zpráva příliš dlouhá, zkuste ji zkrátit a zbavit se přebytečných vět.
  • Nevysvětlujte až moc. Je sice důležité jasně říct proč se musí něco udělat, ale nemusíte to přehánět.
  • U delších sdělení se snažte napsat nadpis tak, aby mu všichni rozuměli. Místo „Úvod“ napište „Problém v kanceláři“. Buďte konkrétní a struční, aby bylo všem jasné, o co jde.


Informace o článku

Kategorie: Vzdělání a Komunikace

V jiných jazycích:

English: Write a Memo, Español: hacer un memorándum, Deutsch: Ein Memo schreiben, Português: Escrever um Memorando, Italiano: Scrivere un Memo, Français: rédiger un mémo, 中文: 写备忘录, 日本語: メモを書く, Bahasa Indonesia: Menulis Memo, العربية: كتابة مذكرة, हिन्दी: मेमो लिखें, 한국어: 비즈니스 메일 작성하는 법, Tiếng Việt: Viết Thư thông báo

Stránka byla zobrazena 5 766 krát.

Byl tento článek přesný?