Jak psát poznámky ze schůze

3 Metody:Připravte se předemPsaní poznámek na schůzíchPřepis poznámek

Vybrali vás jako tajemníka komise, ke které patříte? Gratulujeme. Víte, jak správně zapisovat poznámky ze schůze? Ať už je vaším úkolem zapisovat poznámky z právních schůzí, nebo pracujete v méně formálním prostředí, je důležité vědět, jak na to.

1
Připravte se předem

  1. 1
    Seznamte se s pravidly schůzí ve vaší organizaci. Pokud má tajemník zapisovat formální poznámky, zjistěte si, jaká pravidla musíte dodržovat. V neformálním prostředí si zjistěte, co musí poznámky obsahovat a k čemu jsou určeny.
    • Jako zapisovač se budete muset seznámit s pravidly zapisování. Půjčte si knihu Robert’s Rules of Order, která zodpoví všechny vaše dotazy.
    • Měli byste také dobře znát svoji roli. Někteří zapisovači se schůze neúčastní, jiní zase dělají poznámky a zároveň se účastní diskuse. V každém případě by poznámky neměl psát nikdo, kdo má na schůzi důležitou funkci (například předseda). [1]
  2. 2
    Připravte si šablonu. Poznámky obsahují vždy téměř stejné informace a šablona vám umožní udržovat konzistentní formát. [2] Nechejte si prostor pro doplňující informace. [3]
    • Název organizace.
    • Typ schůze – pravidelná týdenní schůze, menší schůze komise, nebo speciální schůze?
    • Datum, místo a čas. Nechejte si místo pro zapsání začátku a konce schůze.
    • Jméno předsedy a jméno tajemníka či jeho zástupců.
    • Seznam přítomných a omluvených. Jde v podstatě o docházku. Nezapomeňte si zjistit, zda je nutný určitý počet přítomných pro hlasování.
    • Místo na podpis. Jako zapisovatel budete muset své poznámky vždy podepsat. Je možné, že bude potřeba list podepsat ještě jednou, po schválení vedoucími pracovníky.
    • Agenda, pokud ji schůze má. Pokud po vás předseda nechtěl agendu, pravděpodobně ji bude mít připravenou. Když budete mít agendu, usnadní vám to práci s poznámkami.
  3. 3
    Přineste si s sebou sešit, nebo laptop. Vezměte si to, s čím se vám lépe pracuje. Pokud jste často zapisovatelem u schůzí, připravte si speciální sešit pro tento účel, nebo si v počítači vytvořte složku.
    • Pokud jste si zapisovali poznámky i na předešlé schůzi a tyto poznámky zatím nebyly schváleny, také si je vezměte s sebou.
    • Je sice dobré si vzít diktafon, ale neměl by sloužit jako náhrada zapisování poznámek. Pokud si schůzi budete nahrávat, požádejte všechny přítomné o souhlas a za žádnou cenu celou schůzi nepřepisujte slovo od slova.
    • Když se naučíte těsnopis, bude se vám psát lépe, ale není to nezbytně nutné. Neměli byste přepisovat celou schůzi.
    • Pokud si budete muset zapisovat poznámky veřejně, použijte projektor. Musíte umět psát poznámky tak, abyste si je mohli později odnést domů a přepsat je. [4]

2
Psaní poznámek na schůzích

  1. 1
    Rozdejte přítomným docházkový list. Jakmile všichni přijdou, nechejte kolovat papír, na který se všichni podepíšou a uvedou své kontaktní informace. Později díky tomuto papíru budete moci vyplnit sekci docházky v šabloně.
    • Pokud neznáte většinu z přítomných, načrtněte si zasedací pořádek a požádejte lidi, aby vyplnili svá jména na příslušná místa. Mějte tento list po ruce, abyste mohli lidi během schůze oslovovat jmény. [5]
  2. 2
    Vyplňte si co nejvíce částí šablony. Až budete čekat na začátek schůze, zapište si název organizace, datum a čas a typ schůze. Až schůze začne, zapište si přesný čas.
    • Pokud nemáte šablonu, pište tyto informace na horní okraj svých poznámek.
    • Pokud jde o speciální schůzi, schovejte si svolávací email nebo zprávu. Po dokončení poznámek byste ji měli přiložit k danému dokumentu.
  3. 3
    Zapište si výsledek prvního jednání. Většina formálních schůzí začíná jednáním podle agendy. Pokud schůze začíná jiným jednáním, zapište si všechny důležité informace: [6]
    • Přesné znění návrhu. Většinou je to například: „Navrhuji přijetí této agendy.“
    • Jméno člověka, který návrh podal.
    • Výsledek hlasování (návrh přijat, návrh odmítnut).
    • Můžete členy schůze požádat, aby delší návrhy podávali písemně. Pokud s tím máte problém, požádejte vedoucí schůze oficiálně ještě před schůzí, aby návrhy o určitém počtu slov podávali písemně. [7]
    • Pokud jste sepsali agendu, můžete se zároveň účastnit diskuse a podávat návrhy, i zapisovat poznámky. Není v tom žádný problém, musíte být jen objektivní a zapisovat si to, co sami řeknete.
  4. 4
    Zapisujte všechny další návrhy, které na schůzi padnou. Pečlivě poslouchejte, o čem se členové schůze baví, ale nezapisujte si to. Když přijde řada na další návrh, zapište si všechny důležité informace.
    • Pamatujte si, že každý návrh by měl zahrnovat přesné znění, jméno osoby, která ho vznesla, a výsledek hlasování.
    • Některé návrhy vyžadují podporu zastánce. Pokud někdo řekne „Podporuji tento návrh,“ zapište si to.
    • Pokud neznáte jméno člověka, který návrh vznesl, nebo potřebujete, aby své jméno zopakoval, přerušte schůzi a slušně se zeptejte. Je nezbytně důležité zapisovat všechny informace přesně.
    • Pokud je nějaký návrh pozměněn, napište si do poznámek nové znění. Pokud není změna kontroverzní a nevyžaduje diskusi, není nutné zapisovat si, že proběhla změna. [8]
  5. 5
    Poslouchejte zprávy a požádejte o kopie. Kdykoli bude na schůzi předčítán nějaký bulletin nebo zpráva, poslouchejte a zapište si jméno člověka, který ho čte. Pokud je ke zprávě připojen také nějaký návrh, zapište si ho jako všechny ostatní návrhy.
    • Je praktické si na konci schůze zažádat o kopie všech dokumentů. Tyto kopie připojíte ke svým hotovým poznámkám.
    • Pokud není možné získat kopie, zapište si, kde je možné nahlédnout do původního dokumentu. Pravděpodobně se budete muset zeptat po skončení schůze.
    • Pokud někdo podá ústní zprávu (místo čtení psaného dokumentu), napište si krátké a objektivní shrnutí. Nezacházejte do detailů a necitujte mluvčího doslovně. [9]
  6. 6
    Zapisujte si všechny uložené nebo provedené úkoly. Patří sem kontroly dříve uložených úkolů, i nové úkoly. Pokud někdo například dostal za úkol napsat dopis, zapište si jeho jméno a pokyny, které obdržel.
    • Záleží na tom, jak formální vaše schůze je – některé z těchto úkolů mohou spadat pod návrhy. U méně formálních schůzí se budete muset rozhodnout sami.
    • Pokud na schůzi došlo k nějakému rozhodnutí, uveďte jeho důvody.
  7. 7
    Zapisujte si všechny námitky a rozhodnutí. Kdykoli padne nějaká námitka, zapište si ji a nezapomeňte uvést také rozhodnutí předsedy.
  8. 8
    Pokud to po vás budou vyžadovat, zapisujte si také shrnutí diskusí. Oficiálně by poznámky měly obsahovat pouze to, co se stalo, ne to, co členové schůze řekli. [10]Budete se ovšem muset řídit požadavky vaší organizace.
    • Při zapisování diskuse buďte objektivní. Uveďte konkrétní body, ne názory a omezte použití přídavných jmen a příslovcí. Měli byste psát fakticky a suše. [11]
    • Nepište o lidech s použitím jmen. Je to důležité zejména při zapisování hádek, které by mohly někoho urazit.
  9. 9
    Na konci schůze poznámky dokončete. Zapište si čas ukončení schůze a vyzvedněte si všechny kopie dokumentů, které budete potřebovat.
    • Projděte si své poznámky a ujistěte se, že vám nic nechybí a že všemu rozumíte. Pokud si potřebujete něco ujasnit, zeptejte se dříve, než členové schůze odejdou.

3
Přepis poznámek

  1. 1
    Začněte poznámky přepisovat co nejdříve. Je nejlepší začít s přepisem ihned po skončení schůze, dokud si vše ještě pamatujete. [12]
  2. 2
    Ručně psané poznámky si přepište na počítači. Je možné, že jste si poznámky psali na počítači již během schůze. Uložte si tyto soubory a otevřete si nový soubor, abyste mohli své poznámky přepsat ve správném formátu.
  3. 3
    Měli byste psát v úhledných odstavcích. Každý návrh, rozhodnutí, nebo námitka, by měly mít vlastní odstavec. Při formátování si dávejte pozor na tyto věci: [13]
    • Pravopis a gramatika. Použijte automatickou kontrolu pravopisu.
    • Stejný slovesný čas. Vyberte si přítomný nebo minulý čas a nestřídejte je.
    • Jednoduchý a přesný jazyk. Vágní termíny nahraďte přesnými slovy a vyhněte se košatým popisům.
    • Zapisujte pouze činy a úkoly, ne diskuse. Pokud nemáte za úkol zapisovat si diskuse, měli byste se zaměřit na jejich výsledky.
    • Objektivita. Váš vlastní názor by z poznámek neměl být zřejmý. Měli byste poskytnout naprosto objektivní shrnutí.
    • Zapisujte pouze činy a úkoly, ne diskuse. Pokud nemáte za úkol zapisovat si diskuse, měli byste se zaměřit na jejich výsledky.
    • Všechny stránky označte čísly.
  4. 4
    Rozešlete členům schůze své poznámky. Pošlete každému členovi schůze kopii vašich poznámek. Pokud nemáte kontaktní informace všech členů, požádejte o ně vedoucího schůze.
  5. 5
    Nechejte si poznámky schválit. Je možné, že na příští schůzi budete muset poznámky přečíst a předat je ke schválení. V případě jejich schválení si to zapište. [14]
    • Pokud je nutné poznámky nejprve upravit, zapište si změny a uveďte na konec poznámek, že byly poznámky upraveny. Nepopisujte každou změnu zvlášť.
    • Pokud přijde návrh na upravení poznámek po jejich schválení, zapište si přesné znění tohoto návrhu a výsledek rozhodnutí.

Tipy

  • Začněte si poznámky přepisovat ihned po skončení schůze. Je nejlepší to udělat dokud máte schůzi v živé paměti. Také je důležité, aby účastníci obdrželi kopii poznámek co nejdříve.
  • Sedněte si co nejblíže k předsedovi schůze. Budete mít jistotu, že všechno uslyšíte a budete se moci ptát na doplňující otázky, aniž byste museli zvyšovat hlas.
  • Požádejte účastníky, aby své návrhy podávali písemně.
  • Poznámky si ukládejte na bezpečné místo.
  • Nebojte se schůzi přerušit a požádat o doplňující informace.
  • Poznámky jsou velmi důležité. Archivují se několik let. Pokud jde například o právní záležitost, je v sázce reputace osob.
  • Zapisujte si vše logicky. Pokud se o nějakém tématu mluví dvakrát, zapište si to pouze jednou.

Warning

  • Nepište poznámky příliš detailně. I v případě, že musíte zaznamenávat diskuse, zapisujte stručně a k věci. Omezujte se na hlavní body, abyste nebyli zbytečně zahlceni velkým množstvím informací.
  • Osobní názory a pocity nesmíte do poznámek zahrnovat.
  • Pokud část schůze spadá pod privilegium klienta a právníka, nic nezapisujte. *Některé informace jsou tajné. Do poznámek zapište „diskuse nebyla zaznamenána“.
  • Pokud musíte zaznamenávat tajnou diskusi, například rozhovor právníka a jeho klienta, udělejte si zvláštní poznámky a uložte je mimo hlavní poznámky. Označte si je jako tajné a uveďte, kdo k nim má přístup. [15]

Informace o článku

V jiných jazycích:

English: Take Minutes, Deutsch: Ein Protokoll aufnehmen, Italiano: Stilare un Verbale, Français: rédiger un procès verbal, Português: Fazer uma Ata, 中文: 做会议纪要, Bahasa Indonesia: Membuat Notulensi, Español: hacer una minuta de una reunión, Nederlands: Notulen maken, ไทย: เขียนรายงานการประชุม, हिन्दी: मिनट्स लें, العربية: كتابة محاضر الاجتماعات, 한국어: 회의록 작성하는 법, Tiếng Việt: Ghi Biên bản Cuộc họp

Stránka byla zobrazena 7 916 krát.

Byl tento článek přesný?