Jak psát poznámky ze schůze

Vybrali vás jako tajemníka komise, ke které patříte? Gratulujeme. Víte, jak správně zapisovat poznámky ze schůze? Ať už je vaším úkolem zapisovat poznámky z právních schůzí, nebo pracujete v méně formálním prostředí, je důležité vědět, jak na to.

Metoda 1

Metoda 1 ze 3:
Připravte se předem

1
Seznamte se s pravidly schůzí ve vaší organizaci. Pokud má tajemník zapisovat formální poznámky, zjistěte si, jaká pravidla musíte dodržovat. V neformálním prostředí si zjistěte, co musí poznámky obsahovat a k čemu jsou určeny.
- Jako zapisovač se budete muset seznámit s pravidly zapisování. Půjčte si knihu Robert’s Rules of Order, která zodpoví všechny vaše dotazy.
- Měli byste také dobře znát svoji roli. Někteří zapisovači se schůze neúčastní, jiní zase dělají poznámky a zároveň se účastní diskuse. V každém případě by poznámky neměl psát nikdo, kdo má na schůzi důležitou funkci (například předseda). ^{[1]
  X
  Zroj výzkumu}
2
Připravte si šablonu. Poznámky obsahují vždy téměř stejné informace a šablona vám umožní udržovat konzistentní formát. ^{[2]
X
Zroj výzkumu} Nechejte si prostor pro doplňující informace. ^{[3]
X
Zroj výzkumu}
- Název organizace.
- Typ schůze – pravidelná týdenní schůze, menší schůze komise, nebo speciální schůze?
- Datum, místo a čas. Nechejte si místo pro zapsání začátku a konce schůze.
- Jméno předsedy a jméno tajemníka či jeho zástupců.
- Seznam přítomných a omluvených. Jde v podstatě o docházku. Nezapomeňte si zjistit, zda je nutný určitý počet přítomných pro hlasování.
- Místo na podpis. Jako zapisovatel budete muset své poznámky vždy podepsat. Je možné, že bude potřeba list podepsat ještě jednou, po schválení vedoucími pracovníky.
- Agenda, pokud ji schůze má. Pokud po vás předseda nechtěl agendu, pravděpodobně ji bude mít připravenou. Když budete mít agendu, usnadní vám to práci s poznámkami.
3
Přineste si s sebou sešit, nebo laptop. Vezměte si to, s čím se vám lépe pracuje. Pokud jste často zapisovatelem u schůzí, připravte si speciální sešit pro tento účel, nebo si v počítači vytvořte složku.
- Pokud jste si zapisovali poznámky i na předešlé schůzi a tyto poznámky zatím nebyly schváleny, také si je vezměte s sebou.
- Je sice dobré si vzít diktafon, ale neměl by sloužit jako náhrada zapisování poznámek. Pokud si schůzi budete nahrávat, požádejte všechny přítomné o souhlas a za žádnou cenu celou schůzi nepřepisujte slovo od slova.
- Když se naučíte těsnopis, bude se vám psát lépe, ale není to nezbytně nutné. Neměli byste přepisovat celou schůzi.
- Pokud si budete muset zapisovat poznámky veřejně, použijte projektor. Musíte umět psát poznámky tak, abyste si je mohli později odnést domů a přepsat je. ^{[4]
  X
  Zroj výzkumu}
Reklama

Metoda 2

Metoda 2 ze 3:
Psaní poznámek na schůzích

1
Rozdejte přítomným docházkový list. Jakmile všichni přijdou, nechejte kolovat papír, na který se všichni podepíšou a uvedou své kontaktní informace. Později díky tomuto papíru budete moci vyplnit sekci docházky v šabloně.
- Pokud neznáte většinu z přítomných, načrtněte si zasedací pořádek a požádejte lidi, aby vyplnili svá jména na příslušná místa. Mějte tento list po ruce, abyste mohli lidi během schůze oslovovat jmény. ^{[5]
  X
  Zroj výzkumu}
2
Vyplňte si co nejvíce částí šablony. Až budete čekat na začátek schůze, zapište si název organizace, datum a čas a typ schůze. Až schůze začne, zapište si přesný čas.
- Pokud nemáte šablonu, pište tyto informace na horní okraj svých poznámek.
- Pokud jde o speciální schůzi, schovejte si svolávací email nebo zprávu. Po dokončení poznámek byste ji měli přiložit k danému dokumentu.
3
Zapište si výsledek prvního jednání. Většina formálních schůzí začíná jednáním podle agendy. Pokud schůze začíná jiným jednáním, zapište si všechny důležité informace: ^{[6]
X
Zroj výzkumu}
- Přesné znění návrhu. Většinou je to například: „Navrhuji přijetí této agendy.“
- Jméno člověka, který návrh podal.
- Výsledek hlasování (návrh přijat, návrh odmítnut).
- Můžete členy schůze požádat, aby delší návrhy podávali písemně. Pokud s tím máte problém, požádejte vedoucí schůze oficiálně ještě před schůzí, aby návrhy o určitém počtu slov podávali písemně. ^{[7]
  X
  Zroj výzkumu}
- Pokud jste sepsali agendu, můžete se zároveň účastnit diskuse a podávat návrhy, i zapisovat poznámky. Není v tom žádný problém, musíte být jen objektivní a zapisovat si to, co sami řeknete.
4
Zapisujte všechny další návrhy, které na schůzi padnou. Pečlivě poslouchejte, o čem se členové schůze baví, ale nezapisujte si to. Když přijde řada na další návrh, zapište si všechny důležité informace.
- Pamatujte si, že každý návrh by měl zahrnovat přesné znění, jméno osoby, která ho vznesla, a výsledek hlasování.
- Některé návrhy vyžadují podporu zastánce. Pokud někdo řekne „Podporuji tento návrh,“ zapište si to.
- Pokud neznáte jméno člověka, který návrh vznesl, nebo potřebujete, aby své jméno zopakoval, přerušte schůzi a slušně se zeptejte. Je nezbytně důležité zapisovat všechny informace přesně.
- Pokud je nějaký návrh pozměněn, napište si do poznámek nové znění. Pokud není změna kontroverzní a nevyžaduje diskusi, není nutné zapisovat si, že proběhla změna. ^{[8]
  X
  Zroj výzkumu}
5
Poslouchejte zprávy a požádejte o kopie. Kdykoli bude na schůzi předčítán nějaký bulletin nebo zpráva, poslouchejte a zapište si jméno člověka, který ho čte. Pokud je ke zprávě připojen také nějaký návrh, zapište si ho jako všechny ostatní návrhy.
- Je praktické si na konci schůze zažádat o kopie všech dokumentů. Tyto kopie připojíte ke svým hotovým poznámkám.
- Pokud není možné získat kopie, zapište si, kde je možné nahlédnout do původního dokumentu. Pravděpodobně se budete muset zeptat po skončení schůze.
- Pokud někdo podá ústní zprávu (místo čtení psaného dokumentu), napište si krátké a objektivní shrnutí. Nezacházejte do detailů a necitujte mluvčího doslovně. ^{[9]
  X
  Zroj výzkumu}
6
Zapisujte si všechny uložené nebo provedené úkoly. Patří sem kontroly dříve uložených úkolů, i nové úkoly. Pokud někdo například dostal za úkol napsat dopis, zapište si jeho jméno a pokyny, které obdržel.
- Záleží na tom, jak formální vaše schůze je – některé z těchto úkolů mohou spadat pod návrhy. U méně formálních schůzí se budete muset rozhodnout sami.
- Pokud na schůzi došlo k nějakému rozhodnutí, uveďte jeho důvody.
7
Zapisujte si všechny námitky a rozhodnutí. Kdykoli padne nějaká námitka, zapište si ji a nezapomeňte uvést také rozhodnutí předsedy.
8
Pokud to po vás budou vyžadovat, zapisujte si také shrnutí diskusí. Oficiálně by poznámky měly obsahovat pouze to, co se stalo, ne to, co členové schůze řekli. ^{[10]
X
Zroj výzkumu}Budete se ovšem muset řídit požadavky vaší organizace.
- Při zapisování diskuse buďte objektivní. Uveďte konkrétní body, ne názory a omezte použití přídavných jmen a příslovcí. Měli byste psát fakticky a suše. ^{[11]
  X
  Zroj výzkumu}
- Nepište o lidech s použitím jmen. Je to důležité zejména při zapisování hádek, které by mohly někoho urazit.
9
Na konci schůze poznámky dokončete. Zapište si čas ukončení schůze a vyzvedněte si všechny kopie dokumentů, které budete potřebovat.
- Projděte si své poznámky a ujistěte se, že vám nic nechybí a že všemu rozumíte. Pokud si potřebujete něco ujasnit, zeptejte se dříve, než členové schůze odejdou.
Reklama

Metoda 3

Metoda 3 ze 3:
Přepis poznámek

1
Začněte poznámky přepisovat co nejdříve. Je nejlepší začít s přepisem ihned po skončení schůze, dokud si vše ještě pamatujete. ^{[12]
X
Zroj výzkumu}
2
Ručně psané poznámky si přepište na počítači. Je možné, že jste si poznámky psali na počítači již během schůze. Uložte si tyto soubory a otevřete si nový soubor, abyste mohli své poznámky přepsat ve správném formátu.
3
Měli byste psát v úhledných odstavcích. Každý návrh, rozhodnutí, nebo námitka, by měly mít vlastní odstavec. Při formátování si dávejte pozor na tyto věci: ^{[13]
X
Zroj výzkumu}
- Pravopis a gramatika. Použijte automatickou kontrolu pravopisu.
- Stejný slovesný čas. Vyberte si přítomný nebo minulý čas a nestřídejte je.
- Jednoduchý a přesný jazyk. Vágní termíny nahraďte přesnými slovy a vyhněte se košatým popisům.
- Zapisujte pouze činy a úkoly, ne diskuse. Pokud nemáte za úkol zapisovat si diskuse, měli byste se zaměřit na jejich výsledky.
- Objektivita. Váš vlastní názor by z poznámek neměl být zřejmý. Měli byste poskytnout naprosto objektivní shrnutí.
- Zapisujte pouze činy a úkoly, ne diskuse. Pokud nemáte za úkol zapisovat si diskuse, měli byste se zaměřit na jejich výsledky.
- Všechny stránky označte čísly.
4
Rozešlete členům schůze své poznámky. Pošlete každému členovi schůze kopii vašich poznámek. Pokud nemáte kontaktní informace všech členů, požádejte o ně vedoucího schůze.
5
Nechejte si poznámky schválit. Je možné, že na příští schůzi budete muset poznámky přečíst a předat je ke schválení. V případě jejich schválení si to zapište. ^{[14]
X
Zroj výzkumu}
- Pokud je nutné poznámky nejprve upravit, zapište si změny a uveďte na konec poznámek, že byly poznámky upraveny. Nepopisujte každou změnu zvlášť.
- Pokud přijde návrh na upravení poznámek po jejich schválení, zapište si přesné znění tohoto návrhu a výsledek rozhodnutí.
Reklama

Tipy

Začněte si poznámky přepisovat ihned po skončení schůze. Je nejlepší to udělat dokud máte schůzi v živé paměti. Také je důležité, aby účastníci obdrželi kopii poznámek co nejdříve.
Sedněte si co nejblíže k předsedovi schůze. Budete mít jistotu, že všechno uslyšíte a budete se moci ptát na doplňující otázky, aniž byste museli zvyšovat hlas.
Požádejte účastníky, aby své návrhy podávali písemně.
Poznámky si ukládejte na bezpečné místo.
Nebojte se schůzi přerušit a požádat o doplňující informace.
Poznámky jsou velmi důležité. Archivují se několik let. Pokud jde například o právní záležitost, je v sázce reputace osob.
Zapisujte si vše logicky. Pokud se o nějakém tématu mluví dvakrát, zapište si to pouze jednou.

Reklama

Warning

Nepište poznámky příliš detailně. I v případě, že musíte zaznamenávat diskuse, zapisujte stručně a k věci. Omezujte se na hlavní body, abyste nebyli zbytečně zahlceni velkým množstvím informací.
Osobní názory a pocity nesmíte do poznámek zahrnovat.
Pokud část schůze spadá pod privilegium klienta a právníka, nic nezapisujte. *Některé informace jsou tajné. Do poznámek zapište „diskuse nebyla zaznamenána“.
Pokud musíte zaznamenávat tajnou diskusi, například rozhovor právníka a jeho klienta, udělejte si zvláštní poznámky a uložte je mimo hlavní poznámky. Označte si je jako tajné a uveďte, kdo k nim má přístup. ^{[15]
X
Zroj výzkumu}