Jak psát poznámky ze schůze

3 Metody:Připravte se předem Psaní poznámek na schůzích Přepis poznámek

Vybrali vás jako tajemníka komise, ke které patříte? Gratulujeme. Víte, jak správně zapisovat poznámky ze schůze? Ať už je vaším úkolem zapisovat poznámky z právních schůzí, nebo pracujete v méně formálním prostředí, je důležité vědět, jak na to.

Metoda 1
Připravte se předem

1
Seznamte se s pravidly schůzí ve vaší organizaci. Pokud má tajemník zapisovat formální poznámky, zjistěte si, jaká pravidla musíte dodržovat. V neformálním prostředí si zjistěte, co musí poznámky obsahovat a k čemu jsou určeny.
- Jako zapisovač se budete muset seznámit s pravidly zapisování. Půjčte si knihu Robert’s Rules of Order, která zodpoví všechny vaše dotazy.
- Měli byste také dobře znát svoji roli. Někteří zapisovači se schůze neúčastní, jiní zase dělají poznámky a zároveň se účastní diskuse. V každém případě by poznámky neměl psát nikdo, kdo má na schůzi důležitou funkci (například předseda). ^[1]
2
Připravte si šablonu. Poznámky obsahují vždy téměř stejné informace a šablona vám umožní udržovat konzistentní formát. ^[2] Nechejte si prostor pro doplňující informace. ^[3]
- Název organizace.
- Typ schůze – pravidelná týdenní schůze, menší schůze komise, nebo speciální schůze?
- Datum, místo a čas. Nechejte si místo pro zapsání začátku a konce schůze.
- Jméno předsedy a jméno tajemníka či jeho zástupců.
- Seznam přítomných a omluvených. Jde v podstatě o docházku. Nezapomeňte si zjistit, zda je nutný určitý počet přítomných pro hlasování.
- Místo na podpis. Jako zapisovatel budete muset své poznámky vždy podepsat. Je možné, že bude potřeba list podepsat ještě jednou, po schválení vedoucími pracovníky.
- Agenda, pokud ji schůze má. Pokud po vás předseda nechtěl agendu, pravděpodobně ji bude mít připravenou. Když budete mít agendu, usnadní vám to práci s poznámkami.
3
Přineste si s sebou sešit, nebo laptop. Vezměte si to, s čím se vám lépe pracuje. Pokud jste často zapisovatelem u schůzí, připravte si speciální sešit pro tento účel, nebo si v počítači vytvořte složku.
- Pokud jste si zapisovali poznámky i na předešlé schůzi a tyto poznámky zatím nebyly schváleny, také si je vezměte s sebou.
- Je sice dobré si vzít diktafon, ale neměl by sloužit jako náhrada zapisování poznámek. Pokud si schůzi budete nahrávat, požádejte všechny přítomné o souhlas a za žádnou cenu celou schůzi nepřepisujte slovo od slova.
- Když se naučíte těsnopis, bude se vám psát lépe, ale není to nezbytně nutné. Neměli byste přepisovat celou schůzi.
- Pokud si budete muset zapisovat poznámky veřejně, použijte projektor. Musíte umět psát poznámky tak, abyste si je mohli později odnést domů a přepsat je. ^[4]

Metoda 2
Psaní poznámek na schůzích

1
Rozdejte přítomným docházkový list. Jakmile všichni přijdou, nechejte kolovat papír, na který se všichni podepíšou a uvedou své kontaktní informace. Později díky tomuto papíru budete moci vyplnit sekci docházky v šabloně.
- Pokud neznáte většinu z přítomných, načrtněte si zasedací pořádek a požádejte lidi, aby vyplnili svá jména na příslušná místa. Mějte tento list po ruce, abyste mohli lidi během schůze oslovovat jmény. ^[5]
2
Vyplňte si co nejvíce částí šablony. Až budete čekat na začátek schůze, zapište si název organizace, datum a čas a typ schůze. Až schůze začne, zapište si přesný čas.
- Pokud nemáte šablonu, pište tyto informace na horní okraj svých poznámek.
- Pokud jde o speciální schůzi, schovejte si svolávací email nebo zprávu. Po dokončení poznámek byste ji měli přiložit k danému dokumentu.
3
Zapište si výsledek prvního jednání. Většina formálních schůzí začíná jednáním podle agendy. Pokud schůze začíná jiným jednáním, zapište si všechny důležité informace: ^[6]
- Přesné znění návrhu. Většinou je to například: „Navrhuji přijetí této agendy.“
- Jméno člověka, který návrh podal.
- Výsledek hlasování (návrh přijat, návrh odmítnut).
- Můžete členy schůze požádat, aby delší návrhy podávali písemně. Pokud s tím máte problém, požádejte vedoucí schůze oficiálně ještě před schůzí, aby návrhy o určitém počtu slov podávali písemně. ^[7]
- Pokud jste sepsali agendu, můžete se zároveň účastnit diskuse a podávat návrhy, i zapisovat poznámky. Není v tom žádný problém, musíte být jen objektivní a zapisovat si to, co sami řeknete.
4
Zapisujte všechny další návrhy, které na schůzi padnou. Pečlivě poslouchejte, o čem se členové schůze baví, ale nezapisujte si to. Když přijde řada na další návrh, zapište si všechny důležité informace.
- Pamatujte si, že každý návrh by měl zahrnovat přesné znění, jméno osoby, která ho vznesla, a výsledek hlasování.
- Některé návrhy vyžadují podporu zastánce. Pokud někdo řekne „Podporuji tento návrh,“ zapište si to.
- Pokud neznáte jméno člověka, který návrh vznesl, nebo potřebujete, aby své jméno zopakoval, přerušte schůzi a slušně se zeptejte. Je nezbytně důležité zapisovat všechny informace přesně.
- Pokud je nějaký návrh pozměněn, napište si do poznámek nové znění. Pokud není změna kontroverzní a nevyžaduje diskusi, není nutné zapisovat si, že proběhla změna. ^[8]
5
Poslouchejte zprávy a požádejte o kopie. Kdykoli bude na schůzi předčítán nějaký bulletin nebo zpráva, poslouchejte a zapište si jméno člověka, který ho čte. Pokud je ke zprávě připojen také nějaký návrh, zapište si ho jako všechny ostatní návrhy.
- Je praktické si na konci schůze zažádat o kopie všech dokumentů. Tyto kopie připojíte ke svým hotovým poznámkám.
- Pokud není možné získat kopie, zapište si, kde je možné nahlédnout do původního dokumentu. Pravděpodobně se budete muset zeptat po skončení schůze.
- Pokud někdo podá ústní zprávu (místo čtení psaného dokumentu), napište si krátké a objektivní shrnutí. Nezacházejte do detailů a necitujte mluvčího doslovně. ^[9]
6
Zapisujte si všechny uložené nebo provedené úkoly. Patří sem kontroly dříve uložených úkolů, i nové úkoly. Pokud někdo například dostal za úkol napsat dopis, zapište si jeho jméno a pokyny, které obdržel.
- Záleží na tom, jak formální vaše schůze je – některé z těchto úkolů mohou spadat pod návrhy. U méně formálních schůzí se budete muset rozhodnout sami.
- Pokud na schůzi došlo k nějakému rozhodnutí, uveďte jeho důvody.
7

Zapisujte si všechny námitky a rozhodnutí. Kdykoli padne nějaká námitka, zapište si ji a nezapomeňte uvést také rozhodnutí předsedy.
8
Pokud to po vás budou vyžadovat, zapisujte si také shrnutí diskusí. Oficiálně by poznámky měly obsahovat pouze to, co se stalo, ne to, co členové schůze řekli. ^[10]Budete se ovšem muset řídit požadavky vaší organizace.
- Při zapisování diskuse buďte objektivní. Uveďte konkrétní body, ne názory a omezte použití přídavných jmen a příslovcí. Měli byste psát fakticky a suše. ^[11]
- Nepište o lidech s použitím jmen. Je to důležité zejména při zapisování hádek, které by mohly někoho urazit.
9
Na konci schůze poznámky dokončete. Zapište si čas ukončení schůze a vyzvedněte si všechny kopie dokumentů, které budete potřebovat.
- Projděte si své poznámky a ujistěte se, že vám nic nechybí a že všemu rozumíte. Pokud si potřebujete něco ujasnit, zeptejte se dříve, než členové schůze odejdou.

Metoda 3
Přepis poznámek

1

Začněte poznámky přepisovat co nejdříve. Je nejlepší začít s přepisem ihned po skončení schůze, dokud si vše ještě pamatujete. ^[12]
2

Ručně psané poznámky si přepište na počítači. Je možné, že jste si poznámky psali na počítači již během schůze. Uložte si tyto soubory a otevřete si nový soubor, abyste mohli své poznámky přepsat ve správném formátu.
3
Měli byste psát v úhledných odstavcích. Každý návrh, rozhodnutí, nebo námitka, by měly mít vlastní odstavec. Při formátování si dávejte pozor na tyto věci: ^[13]
- Pravopis a gramatika. Použijte automatickou kontrolu pravopisu.
- Stejný slovesný čas. Vyberte si přítomný nebo minulý čas a nestřídejte je.
- Jednoduchý a přesný jazyk. Vágní termíny nahraďte přesnými slovy a vyhněte se košatým popisům.
- Zapisujte pouze činy a úkoly, ne diskuse. Pokud nemáte za úkol zapisovat si diskuse, měli byste se zaměřit na jejich výsledky.
- Objektivita. Váš vlastní názor by z poznámek neměl být zřejmý. Měli byste poskytnout naprosto objektivní shrnutí.
- Zapisujte pouze činy a úkoly, ne diskuse. Pokud nemáte za úkol zapisovat si diskuse, měli byste se zaměřit na jejich výsledky.
- Všechny stránky označte čísly.
4

Rozešlete členům schůze své poznámky. Pošlete každému členovi schůze kopii vašich poznámek. Pokud nemáte kontaktní informace všech členů, požádejte o ně vedoucího schůze.
5
Nechejte si poznámky schválit. Je možné, že na příští schůzi budete muset poznámky přečíst a předat je ke schválení. V případě jejich schválení si to zapište. ^[14]
- Pokud je nutné poznámky nejprve upravit, zapište si změny a uveďte na konec poznámek, že byly poznámky upraveny. Nepopisujte každou změnu zvlášť.
- Pokud přijde návrh na upravení poznámek po jejich schválení, zapište si přesné znění tohoto návrhu a výsledek rozhodnutí.

Tipy

Začněte si poznámky přepisovat ihned po skončení schůze. Je nejlepší to udělat dokud máte schůzi v živé paměti. Také je důležité, aby účastníci obdrželi kopii poznámek co nejdříve.
Sedněte si co nejblíže k předsedovi schůze. Budete mít jistotu, že všechno uslyšíte a budete se moci ptát na doplňující otázky, aniž byste museli zvyšovat hlas.
Požádejte účastníky, aby své návrhy podávali písemně.
Poznámky si ukládejte na bezpečné místo.
Nebojte se schůzi přerušit a požádat o doplňující informace.
Poznámky jsou velmi důležité. Archivují se několik let. Pokud jde například o právní záležitost, je v sázce reputace osob.
Zapisujte si vše logicky. Pokud se o nějakém tématu mluví dvakrát, zapište si to pouze jednou.

Warning

Nepište poznámky příliš detailně. I v případě, že musíte zaznamenávat diskuse, zapisujte stručně a k věci. Omezujte se na hlavní body, abyste nebyli zbytečně zahlceni velkým množstvím informací.
Osobní názory a pocity nesmíte do poznámek zahrnovat.
Pokud část schůze spadá pod privilegium klienta a právníka, nic nezapisujte. *Některé informace jsou tajné. Do poznámek zapište „diskuse nebyla zaznamenána“.
Pokud musíte zaznamenávat tajnou diskusi, například rozhovor právníka a jeho klienta, udělejte si zvláštní poznámky a uložte je mimo hlavní poznámky. Označte si je jako tajné a uveďte, kdo k nim má přístup. ^[15]