Jak si rozplánovat den

Spoluautorem článku je Kathi Burns, CPO®

Udržovat si rozvrh pro váš den vám pomůže zvládat váš čas efektivněji. Můžete toho stihnout více a bude méně pravděpodobné, že zapomenete na některé úkoly, nebo se rozptýlíte. I když se zdá jednodušší brát věci tak jak přijdou, možná se budete cítit zahlceni, chaotičtí, a budete zapomínat na věci. Může chvíli trvat, než si zvyknete na vytváření a udržování rozvrhu, ale brzy budete rádi, že jste to udělali – pomůže vám to snížit stres a budete mít větší kontrolu nad vaším životem. Dělat si rozvrh dne vám umožní se uspořádat a sledovat vaše vlastní chování tím, že si zaznamenáváte, co musíte udělat a co jste udělali. ^{[1]
X
Zroj výzkumu}

Část 1

Část 1 ze 2:
Vytvoření rozvrhu

1
Pořiďte si kalendář, nebo plánovač. Ujistěte se, že kalendář má dost prostoru pro váš seznam úkolů. Některé kalendáře nabízejí týdenní, denní, nebo hodinové plánovače. Můžete použít i počítač. Vyberte si cokoliv bude nejvíce vyhovovat tomu co chcete, a co potřebujete. ^{[2]
X
Zroj výzkumu} Učiňte závazek čemukoliv, pro co se rozhodnete. Nezkoušejte mít jeden plánovač do práce, jeden do školy, atd. Vše by mělo být na jednom místě. ^{[3]
X
Zroj výzkumu}
- Je zde také spoustu digitálních kalendářů v telefonech, nebo laptopech, které mohou synchronizovat všechna vaše elektronická zařízení, takže budete mít vždy přístup k vašemu kalendáři, ať budete kdekoliv. Je zde také spousta aplikací, které vám pomohou rozvrhnout váš den s připomínkami a časovači. ^{[4]
  X
  Zroj výzkumu}
- Možná budete chtít digitální, či papírový kalendář, který má místo navíc, takže si můžete psát poznámky k vašemu rozvrhu. To vám pomůže sledovat nejen to, co jste již udělali, ale i to, jak jste to udělali a jaký jste z toho měli pocit. Například pod sekcí v kalendáři zvanou “Jít do posilovny“ si můžete nejen odškrtnout políčko, ale také si tam můžete napsat poznámku “Uběhnuta míle navíc a cítím se skvěle!“ Přidání poznámek vám pomůže lépe sledovat vaše chování. ^{[5]
  X
  Zroj výzkumu}
- Pokud přecházíte z papírového na digitální kalendář, může to pro vás být zezačátku den, nebo dva, hektické, než si zvyknete na nový systém. Prvních pár dní si s sebou noste oba, abyste se vždy ujistili, že jste nic nevynechali, nebo zapsali dvakrát.
2
Organizujte své úkoly. Elektronické kalendáře vám umožňují koordinovat barevně různé úkoly. Například, můžete zabarvit červeně úkoly spojené s prací, úkoly spojené se školou modře, domácí práce zeleně, dovolenou oranžově, cvičení růžově. To můžete dělat, i když používáte papírový kalendář, nebo sešit, za pomoci barevných pastelek, nebo zvýrazňovačů. Jakmile odlišíte různé typy úkolů, které potřebujete rozvrhnout, můžete zapracovat na tom, které z nich upřednostníte.
- Organizování a zabarvování vašich úkolů vám také pomůže si představit a porozumět, kam všechen váš čas mizí. Můžete například vidět, že je ve vašem rozvrhu spousta červené (práce) a zelené (domácí práce), ale jen málo růžové (cvičení). Když zjistíte, že máte nedostatek cvičení, může vám to pomoci motivovat se a zkusit si rozvrhnout pro cvičení více času.
3
Udělejte si priority. Je důležité si určit, které úkoly jsou nejdůležitější, a měly by být hotovy jako první, a které úkoly mohou počkat. Pojďme si ukázat příklad, abychom porozuměli prioritám. Řekněme, že máte ve stejném týdnu dva testy, zprávu do laboratoře, esej a prezentaci. Jejda!
- Zeptejte se sami sebe na otázky, které vám pomohou zjistit, co byste měli udělat nejdříve a kolik máte času: Který úkol musím odevzdat nejdříve? Který úkol mi zabere nejvíce času? Který úkol je nejdůležitější, v poměru k jejich hodnotám? Například, jak moc ovlivní vaši finální známku testy, zpráva do laboratoře, esej a prezentace? Který úkol je nejnáročnější?
- Nakonec se budete muset rozhodnout, jestli termín, délka, časová náročnost, nebo váha známky vašich naplánovaných úkolů je vaše priorita. Znáte sami sebe a vaše schopnosti nejlépe. Vytvořte si systém priorit, který vám sedí. ^{[6]
  X
  Zroj výzkumu}
4
Označte si prioritní úkoly. Jakmile se rozhodnete, podle čeho budete úkoly upřednostňovat, označte si je do vašeho rozvrhu. Můžete si projít váš denní rozvrh a napsat “A“ vedle důležitých položek, které musí být splněny jako první,“B“ vedle položek, které musí být hotové do druhého dne,“C“ vedle položek, které musí být hotové do pátku, a tak dále.
5
Pro každý úkol si rozvrhněte čas. Sepište si, jak dlouho si myslíte, že vám zaberou jednotlivé úkoly. Například můžete mít v daný den čas rozvržený na studování (2 hodiny), posilování (1 hodina), napsat dva e-maily (30 minut), vyvenčit psa (30 minut). Klíčem je, rozvrhnout si dostatek času na jednotlivé úkoly; pokud si uděláte rozvrh příliš těsný a nebudete realističtí ohledně času, který vám úkoly zaberou, budete akorát ve stresu.
- Nezapomeňte do svého rozvrhu zapracovat cestu. Například, potřebujete se dopravit z knihovny, ve které studujete do posilovny?
6
Přidejte si do svého rozvrhu časové mantinely. Většina lidí obvykle podceňuje množství času, který úkoly zaberou. Uvážit všechen čas, který vám zabere už jen příprava na určitý úkol a jeho doladění, vám pomůže naplánovat váš den s větší přesností.
- Vždy se snažte čas, který vám úkol zabere, nadhodnotit o pár minut. Zkuste přidat 25% k času, který jste si přidělili k úkolu ve vašem rozvrhu. Například, naplánujte si něco, co technicky zabere 4 minuty na 5 minut, a něco, co technicky zabere 8 minut na 10 minut a tak dále. Tyto minuty navíc vám zvednou a zabezpečí mantinely, díky čemuž se vyhnete zpoždění nebo zaostání.
- Zeptejte se sami sebe, jestli větší úkoly obklopují některé menší úkoly, které by měly být zaznamenány do vašeho rozvrhu? Například, potřebujete se po posilovně osprchovat? Skončíte většinou tak, že si v šatně povídáte 15 minut s kamarády? Většina lidí zjistí, že jejich naplánovaná hodina v posilovně je ve skutečnosti více než 2 hodiny.
7
Nechávejte si v rozvrhu volná místa. Udržujte si nějaké volné místo na konci vašeho rozvrhu pro méně důležité věci, které přijdou později v tom týdnu. Pokud máte čas dnes, nebo jindy během týdne, můžete začít na těchto věcech pracovat, abyste měli náskok. Tyto dodatečné úkoly mohou zahrnovat přerovnání šatníku, nebo organizovat daňovou evidenci. Jsou to méně důležité úkoly, které byste rádi udělali, ale nechcete na to tlačit, nebo se zavazovat specifickou lhůtou.

Reklama

Část 2

Část 2 ze 2:
Dodržování rozvrhu

1
Kontrolujte svůj kalendář. Zvykněte si kontrolovat svůj kalendář každé ráno a večer, abyste se připravili na následující den. Každý den byste měli naplánovat několik minut, možná u ranní kávy, nebo během vaší denní cesty, abyste zjistili, co musí být v ten den hotové a abyste přidali nové věci, nebo odškrtli ty nové.
- Pročítání a práce na vašem rozvrhu na několik minut před tím, než začnete svůj den, může být skvělý způsob jak začít svůj den motivovaní! ^{[7]
  X
  Zroj výzkumu}
- Pro připomenutí určitých úkolů, nebo schůzek, použijte alarm na vašem mobilu, nebo počítači. Například spousta návštěv doktorů, nebo zubařů bývá objednána dlouho předem. Může být nápomocné nastavit si upomínku, která se spustí týden před schůzkou. Podle toho pak můžete plánovat.
2
Dokončujte své úkoly podle jejich důležitosti. Už jste si do vašeho rozvrhu zapsali seznam priorit, takže se jimi postupně propracujte.
3
Upravte si svůj rozvrh, když je to třeba. Přestože byste se měli snažit držet rozvrhu co nejvíce, někdy se stanou věci, a musíte udělat nějaké změny. Přesunout flexibilní úkoly a úkoly s nižší prioritou na druhý den by měl být pouze nouzový plán a mohou nastat komplikace, nebo konflikty.
- Nicméně buďte opatrní a nenahromaďte si příliš úkolů na druhý den. Pokud zjistíte, že se to stává hodně, zkuste si dát na jednotlivé úkoly v denním rozvrhu více času, než abyste si museli znovu uspořádávat rozvrh na další dny.
4
Odškrtávejte si úkoly, které jste již dokončili. To může být pro spoustu lidí jako odměna! Nezapomeňte si přesunout položky, které nejsou hotové, do druhého dne.
5
Odměňte se! Je důležité si dopřát nějakou pozitivní vzpruhu po tom, co jste dokončili své úkoly a dodrželi svůj rozvrh. Po tom co jste dokončili své povinnosti dne, odměňte se uklidňující koupelí, vaším oblíbeným seriálem, nebo sladkostí. Budete se cítit dobře a budete cítit, že si to zasloužíte, když jste dobře pracovali. ^{[8]
X
Zroj výzkumu}
6
Dle potřeby posuďte a proveďte úpravy. Je důležité jednou za čas zkontrolovat váš rozvrh a zjistit jestli je pro vás vhodný, či ne. Jedním ze způsobů jak to udělat je, podívat se na váš denní plán a zvážit vaši náladu a pocity. Vidíte většinu úkolů odškrtnutou a cítíte se pozitivně a produktivně? Pokud je vaše odpověď “ano“, potom je váš rozvrh pro vás vhodný!
- Pokud ovšem zjistíte, že příliš mnoho úkolů odsunujete na další den (a den poté a tak dále) a cítíte se demotivováni, pravděpodobně byste měli udělat ve vašem rozvrhu nějaké změny.
- Najděte problémové části tím, že se kouknete na váš plánovač a zjistíte, v čem zaostáváte. Možná byste měli přehodnotit a přeřadit vaše priority, pokud jsou pro vás věci, které bývají zanedbávány, důležité (jako cvičení). Také byste měli promyslet čas, který jste přidělili jednotlivým úkolům. Například, místo toho, abyste si na ranní přípravu stanovili 2 hodiny, zvažte zkrácení tohoto času na 1 hodinu tři dny v týdnu a naplánujte si v tomto volném čase 30 minut běhání.
- Uvědomte si, že přeplnění rozvrhu je běžné a úplně normální. Každému zabere nějaký čas vytvořit si rutinu, která jim vyhovuje nejvíce.
7
Předběžný plán na další den. Spíše než čekat do rána se začněte připravovat večer předtím, abyste měli více času. Vyberte si oblečení a připravte si ho, abyste nemuseli hledat oblečení, vykládat věci, které potřebujete, na stůl nebo pult a zavěsit si klíče u dveří. Tímto způsobem se můžete snadno připravit na den, aniž byste ztráceli čas.
- Zkuste nastavit hodiny několik minut před skutečným časem, abyste měli náskok.
Reklama

Tipy

Váš čas je cenný. Držet se rozvrhu vám pomůže využít co nejvíce času, který máte.
Držení se rozvrhu vás může upozornit na modely chování, kterých byste si jinak nevšimli. Například, možná se každý čtvrtek probouzíte obzvlášť unaveni, protože chodíte každou středu po práci na šťastnou hodinku. To můžete pozměnit, jakmile si tohoto zlozvyku všimnete. Možná místo toho, abyste chodili každý týden na šťastnou hodinku, můžete začít chodit každou druhou středu a stále si užít volný čas s vašimi kolegy, ale také nebudete každý čtvrtek unaveni. ^{[9]
X
Zroj výzkumu}
Vytvoření a držení se rozvrhu vám může pomoci být efektivnější a produktivnější, protože budete vykonávat úkoly v určitých časech. To znamená, že se můžete vyhnout těm “Nemám dost času!“ výmluvám. ^{[10]
X
Zroj výzkumu}